We krijgen wel eens vragen omtrent hoe om te gaan met de persoonlijke mailbox van een vertrekkende medewerker.
De gegevensbeschermingsautoriteit maakt heel duidelijk dat het respect voor de privacy van de medewerker hoog in het vaandel wordt gedragen.
Het begint allemaal bij een goede mailpolicy. Zorg dat je als bedrijf duidelijke richtlijnen hebt omtrent het omgaan met mail. Hier kan je bvb. in opnemen dat er steeds een duidelijk onderwerp moet gedefinieerd worden, of medewerkers al dan niet de mailbox privé mogen gebruiken, geen vertrouwelijke gegevens via mail versturen, bewaartermijnen, …
In deze policy kan je dan ook opnemen dat er bij vertrek een vertrouwenspersoon wordt aangeduid die samen met de vertrekkende medewerker door de mailbox gaat om te zien wat bewaard moet blijven voor het functioneren van het bedrijf zodat deze mails kunnen doorgestuurd worden. Hierin kan je ook opnemen dat er vanaf de melding van vertrek tot (max. 1 maand na vertrek) een OutOfOffice wordt ingesteld op de mailbox zodat contacten het nieuwe mailadres doorkrijgen. In sommige gevallen kan de termijn van 1 maand verlengd worden tot 3 maanden, maar dit dient steeds in onderling overleg met de vertrekkende medewerker te gebeuren.
Je kan steeds zelf gaan kijken op de website van de GBA (https:\\gegevensbeschermingsautoriteit.be) voor alle info.