Niets zo frustrerend als Outlook openen en meteen tientallen ongelezen e-mails zien staan. Bij veel bedrijven zien we mailboxen met meer dan 100 ongelezen berichten. Vaak gaat het om nieuwsbrieven, meldingen of informatie die niet dringend is, maar die je toch ooit eens wilt bekijken.
Het resultaat? Je mailbox voelt voortdurend onoverzichtelijk aan. Belangrijke e-mails vallen minder op en je hebt nooit het gevoel dat je “bij” bent.
Een eenvoudige oplossing: werk met mappen en regels
Door e-mails automatisch te sorteren in submappen creëer je rust en overzicht. Nieuwsbrieven kunnen bijvoorbeeld rechtstreeks naar een map “Nieuwsbrieven”, terwijl meldingen van leveranciers of webshops netjes apart terechtkomen.
Zo stel je dit in:
- Klik met de rechtermuisknop op je Postvak IN.
- Kies Nieuwe map.
- Geef de map een duidelijke naam.
- Klik enter.
- De submap is nu aangemaakt. Vervolgens beginnen we aan de regels.
- Klik met de rechtermuisknop op een e-mail die je voortaan automatisch wilt sorteren.
- Kies Regels > Regel maken.
- Stel de gewenste voorwaarden in.
- Kies bij de actie E-mail naar map verplaatsen.
- Selecteer de map die je hebt aangemaakt.
- Klik op OK.
Vanaf nu worden vergelijkbare e-mails automatisch gesorteerd. Het resultaat: meer overzicht, minder afleiding en een mailbox waarin belangrijke berichten opnieuw opvallen.