Microsoft 365 is vandaag niet meer weg te denken uit veel kleine bedrijven. Word, Excel, Outlook en Teams zijn dagelijkse kost. Maar Microsoft 365 is veel meer dan alleen een versie van het vertrouwde Officepakket. Toch benutten veel bedrijven maar een deel van de mogelijkheden.
Dit zijn vijf veelgemaakte fouten bij het gebruik van Microsoft 365 – en vooral: wat je beter kunt doen.
1. Denken dat OneDrive een back-up is
“Onze bestanden staan toch in OneDrive? Dan hebben we automatisch een back-up.”
Dat is een veelgemaakte veronderstelling. Maar OneDrive is in de eerste plaats een synchronisatie- en samenwerkingsdienst, geen volwaardige back-upoplossing. Wanneer je een bestand op je laptop in een OneDrive-map wijzigt, wordt die wijziging gesynchroniseerd met de cloud. Dat is ontzettend handig wanneer je op verschillende toestellen werkt of een bestand met collega’s deelt. Maar synchronisatie betekent ook dat ongewenste wijzigingen of verwijderingen kunnen worden gesynchroniseerd. Denk bijvoorbeeld aan:
- een bestand dat per ongeluk wordt verwijderd
- een belangrijk document dat verkeerd wordt aangepast
- een ransomwarebesmetting
- bestanden die op grote schaal worden overschreven of verwijderd
OneDrive beschikt gelukkig over functies zoals versiegeschiedenis en mogelijkheden om verwijderde bestanden te herstellen gedurende een bepaalde tijd. Daarmee kun je veel problemen oplossen. Maar die mogelijkheden zijn niet hetzelfde als een onafhankelijke back-up die je kunt gebruiken wanneer je data verloren gaat.
Beschouw OneDrive als een onderdeel van je Microsoft 365-werkomgeving en zorg daarnaast voor een passende back-upstrategie. Zo ben je niet alleen beschermd tegen een defecte laptop, maar heb je ook een extra herstelmogelijkheid wanneer er iets misgaat met je data.
2. Teams alleen gebruiken als babbelbox
Voor veel medewerkers is Microsoft Teams vooral de plek waar ze chatten en online vergaderen. Jammer, want Teams kan veel meer. Teams brengt communicatie en samenwerking samen.
Je kunt er bestanden delen, samenwerken aan documenten, vergaderingen organiseren en projecten en taken opvolgen. Bovendien is Teams nauw verbonden met andere Microsoft 365-diensten. Bestanden die je binnen een team gebruikt, worden bijvoorbeeld opgeslagen in SharePoint-site. Daardoor kun je rechtstreeks vanuit Teams samenwerken aan documenten zonder voortdurend bestanden heen en weer te mailen.
Het gevolg? Minder losse bestanden in mailboxen, minder versies met namen als `definitief_v2_echt_definitief.xlsx` en een centrale plek waar collega’s kunnen samenwerken.
Bekijk Teams niet alleen als communicatiemiddel, maar als een centrale werkomgeving.
3. Te veel gebruikers adminrechten geven
Adminrechten zijn krachtig. En precies daarom moet je er voorzichtig mee omgaan. In veel kleine bedrijven krijgt iemand adminrechten “omdat het gemakkelijk is”. Soms blijven die rechten daarna jarenlang actief, ook wanneer ze eigenlijk niet meer nodig zijn. Dat vergroot het risico op misbruik. Een account met uitgebreide rechten kan immers toegang krijgen tot mails, bestanden, gebruikersaccounts en beveiligingsinstellingen. Wanneer het wordt misbruikt of wanneer de inloggegevens in verkeerde handen vallen kan er dus veel schade worden aangericht. Een goede basis is daarom:
- geef alleen adminrechten aan gebruikers die ze echt nodig hebben
- gebruik voor beheer een apart admin-account dat niet wordt gebruikt voor dagelijkse werkzaamheden zoals e-mail en surfen op het internet
- beveilig adminaccounts met MFA
- controleer regelmatig welke accounts over uitgebreide rechten beschikken
Het doel is eenvoudig: hoe minder accounts over uitgebreide rechten beschikken, hoe kleiner het risico.
4. Microsoft 365 gebruiken alsof het alleen Office is
Word, Excel en Outlook zijn voor veel bedrijven de bekendste onderdelen van Microsoft 365. En daar blijft het soms bij. Dat is zonde. Afhankelijk van je Microsoft 365-licentie heb je toegang tot een hele reeks andere toepassingen die dagelijkse processen eenvoudiger kunnen maken. Denk bijvoorbeeld aan:
- SharePoint voor documentbeheer en samenwerking
- Planner voor het opvolgen van taken en projecten
- To Do voor persoonlijke taken
- Bookings voor het plannen van afspraken
- Forms voor enquêtes en gegevensverzameling
- Teams voor communicatie en samenwerking
Het doel is niet om zoveel mogelijk Microsoft-apps te gebruiken. Integendeel. Het gaat erom dat je de juiste tools gebruikt voor de juiste situaties. Waarom zou je bijvoorbeeld een aparte oplossing gebruiken voor het inplannen van afspraken als een geschikte Microsoft 365-tool dat al kan? Of waarom blijven werken met documenten die via e-mail worden doorgestuurd als collega’s gelijktijdig in hetzelfde document kunnen samenwerken?
Kijk regelmatig welke Microsoft 365-functionaliteiten je organisatie al ter beschikking heeft en welke daarvan een bestaand proces eenvoudiger kunnen maken. Zo haal je meer uit je bestaande omgeving, zonder automatisch extra software toe te voegen.
5. Te weinig kennis in huis
De grootste uitdaging is misschien niet technisch, maar menselijk. Je kunt Microsoft 365 perfect configureren, maar als medewerkers niet weten welke mogelijkheden ze hebben of hoe ze die moeten gebruiken, blijft een groot deel van de meerwaarde onbenut. We zien bijvoorbeeld vaak dat medewerkers:
- documenten als bijlage blijven rondsturen
- bestanden op verschillende plaatsen bewaren
- Teams alleen gebruiken voor chat
- niet weten wanneer ze OneDrive of SharePoint moeten gebruiken
- taken bijhouden via post-its (plaknotities)
Dat zorgt niet alleen voor inefficiëntie. Het leidt ook tot frustratie, dubbel werk en onduidelijkheid. Zorg er dus voor dat medewerkers niet alleen weten welke tools beschikbaar zijn, maar vooral wanneer en waarom ze die moeten gebruiken. Een korte opleiding of duidelijke interne afspraken kunnen al een groot verschil maken. Bijvoorbeeld: waar bewaren we bestanden? Wanneer gebruiken we Teams? Waar houden we taken bij? En wie mag welke informatie delen? Microsoft 365 werkt uiteindelijk zo goed als de mensen die ermee werken.
Microsoft 365 goed gebruiken gaat verder dan de juiste licentie. Een Microsoft 365-abonnement betekent niet automatisch dat je organisatie veilig, efficiënt en optimaal georganiseerd werkt. De echte meerwaarde ontstaat door een combinatie van:
een correcte configuratie + sterke beveiliging + duidelijke afspraken + kennis bij medewerkers
De vraag is dus niet alleen: “Welke Microsoft 365-licentie hebben we?” maar vooral: “Halen we er ook uit wat erin zit?”