Microsoft 365

Microsoft 365 is vandaag niet meer weg te denken uit veel kleine bedrijven. Word, Excel, Outlook en Teams zijn dagelijkse kost. Maar Microsoft 365 is veel meer dan alleen een versie van het vertrouwde Officepakket. Toch benutten veel bedrijven maar een deel van de mogelijkheden.

Dit zijn vijf veelgemaakte fouten bij het gebruik van Microsoft 365 – en vooral: wat je beter kunt doen.

1. Denken dat OneDrive een back-up is

“Onze bestanden staan toch in OneDrive? Dan hebben we automatisch een back-up.”

Dat is een veelgemaakte veronderstelling. Maar OneDrive is in de eerste plaats een synchronisatie- en samenwerkingsdienst, geen volwaardige back-upoplossing. Wanneer je een bestand op je laptop in een OneDrive-map wijzigt, wordt die wijziging gesynchroniseerd met de cloud. Dat is ontzettend handig wanneer je op verschillende toestellen werkt of een bestand met collega’s deelt. Maar synchronisatie betekent ook dat ongewenste wijzigingen of verwijderingen kunnen worden gesynchroniseerd. Denk bijvoorbeeld aan:

• een bestand dat per ongeluk wordt verwijderd
• een belangrijk document dat verkeerd wordt aangepast
• een ransomwarebesmetting
• bestanden die op grote schaal worden overschreven of verwijderd

OneDrive beschikt gelukkig over functies zoals versiegeschiedenis en mogelijkheden om verwijderde bestanden te herstellen gedurende een bepaalde tijd. Daarmee kun je veel problemen oplossen. Maar die mogelijkheden zijn niet hetzelfde als een onafhankelijke back-up die je kunt gebruiken wanneer je data verloren gaat.

Beschouw OneDrive als een onderdeel van je Microsoft 365-werkomgeving en zorg daarnaast voor een passende back-upstrategie. Zo ben je niet alleen beschermd tegen een defecte laptop, maar heb je ook een extra herstelmogelijkheid wanneer er iets misgaat met je data.

2. Teams alleen gebruiken als babbelbox

Voor veel medewerkers is Microsoft Teams vooral de plek waar ze chatten en online vergaderen. Jammer, want Teams kan veel meer. Teams brengt communicatie en samenwerking samen.

Je kunt er bestanden delen, samenwerken aan documenten, vergaderingen organiseren en projecten en taken opvolgen. Bovendien is Teams nauw verbonden met andere Microsoft 365-diensten. Bestanden die je binnen een team gebruikt, worden bijvoorbeeld opgeslagen in SharePoint-site. Daardoor kun je rechtstreeks vanuit Teams samenwerken aan documenten zonder voortdurend bestanden heen en weer te mailen.

Het gevolg? Minder losse bestanden in mailboxen, minder versies met namen als `definitief_v2_echt_definitief.xlsx` en een centrale plek waar collega’s kunnen samenwerken.

Bekijk Teams niet alleen als communicatiemiddel, maar als een centrale werkomgeving.

3. Te veel gebruikers adminrechten geven

Adminrechten zijn krachtig. En precies daarom moet je er voorzichtig mee omgaan. In veel kleine bedrijven krijgt iemand adminrechten “omdat het gemakkelijk is”. Soms blijven die rechten daarna jarenlang actief, ook wanneer ze eigenlijk niet meer nodig zijn. Dat vergroot het risico op misbruik. Een account met uitgebreide rechten kan immers toegang krijgen tot mails, bestanden, gebruikersaccounts en beveiligingsinstellingen. Wanneer het wordt misbruikt of wanneer de inloggegevens in verkeerde handen vallen kan er dus veel schade worden aangericht. Een goede basis is daarom:

• geef alleen adminrechten aan gebruikers die ze echt nodig hebben
• gebruik voor beheer een apart admin-account dat niet wordt gebruikt voor dagelijkse werkzaamheden zoals e-mail en surfen op het internet
• beveilig adminaccounts met MFA
• controleer regelmatig welke accounts over uitgebreide rechten beschikken

Het doel is eenvoudig: hoe minder accounts over uitgebreide rechten beschikken, hoe kleiner het risico.

4. Microsoft 365 gebruiken alsof het alleen Office is

Word, Excel en Outlook zijn voor veel bedrijven de bekendste onderdelen van Microsoft 365. En daar blijft het soms bij. Dat is zonde. Afhankelijk van je Microsoft 365-licentie heb je toegang tot een hele reeks andere toepassingen die dagelijkse processen eenvoudiger kunnen maken. Denk bijvoorbeeld aan:

• SharePoint voor documentbeheer en samenwerking
• Planner voor het opvolgen van taken en projecten
• To Do voor persoonlijke taken
• Bookings voor het plannen van afspraken
• Forms voor enquêtes en gegevensverzameling
• Teams voor communicatie en samenwerking

Het doel is niet om zoveel mogelijk Microsoft-apps te gebruiken. Integendeel. Het gaat erom dat je de juiste tools gebruikt voor de juiste situaties. Waarom zou je bijvoorbeeld een aparte oplossing gebruiken voor het inplannen van afspraken als een geschikte Microsoft 365-tool dat al kan? Of waarom blijven werken met documenten die via e-mail worden doorgestuurd als collega’s gelijktijdig in hetzelfde document kunnen samenwerken?

Kijk regelmatig welke Microsoft 365-functionaliteiten je organisatie al ter beschikking heeft en welke daarvan een bestaand proces eenvoudiger kunnen maken. Zo haal je meer uit je bestaande omgeving, zonder automatisch extra software toe te voegen.

5. Te weinig kennis in huis

De grootste uitdaging is misschien niet technisch, maar menselijk. Je kunt Microsoft 365 perfect configureren, maar als medewerkers niet weten welke mogelijkheden ze hebben of hoe ze die moeten gebruiken, blijft een groot deel van de meerwaarde onbenut. We zien bijvoorbeeld vaak dat medewerkers:

• documenten als bijlage blijven rondsturen
• bestanden op verschillende plaatsen bewaren
• Teams alleen gebruiken voor chat
• niet weten wanneer ze OneDrive of SharePoint moeten gebruiken
• taken bijhouden via post-its (plaknotities)

Dat zorgt niet alleen voor inefficiëntie. Het leidt ook tot frustratie, dubbel werk en onduidelijkheid. Zorg er dus voor dat medewerkers niet alleen weten welke tools beschikbaar zijn, maar vooral wanneer en waarom ze die moeten gebruiken. Een korte opleiding of duidelijke interne afspraken kunnen al een groot verschil maken. Bijvoorbeeld: waar bewaren we bestanden? Wanneer gebruiken we Teams? Waar houden we taken bij? En wie mag welke informatie delen? Microsoft 365 werkt uiteindelijk zo goed als de mensen die ermee werken.

Microsoft 365 goed gebruiken gaat verder dan de juiste licentie. Een Microsoft 365-abonnement betekent niet automatisch dat je organisatie veilig, efficiënt en optimaal georganiseerd werkt. De echte meerwaarde ontstaat door een combinatie van:

een correcte configuratie + sterke beveiliging + duidelijke afspraken + kennis bij medewerkers

De vraag is dus niet alleen: “Welke Microsoft 365-licentie hebben we?” maar vooral: “Halen we er ook uit wat erin zit?”

Veel bedrijven die overstappen naar Microsoft 365 stellen zichzelf dezelfde vraag: “Wat is eigenlijk het verschil tussen Teams, SharePoint en OneDrive?” Het korte antwoord is:

• Teams wordt gebruikt voor samenwerken, vergaderen, chatten en bestanden bespreken
• SharePoint voor bedrijfsinfo, gedeelde documenten en intranet
• OneDrive voor persoonlijke bestanden en documenten die nog in opmaak zijn

Wil je graag iets meer info?

  Microsoft Teams:

Dit is de plek waar collega’s samenwerken rond een project of team.

Hier voer je gesprekken, plan je vergaderingen, deel je bestanden en werk je samen aan documenten. Het grote voordeel is dat alles rond een project of afdeling op één plaats staat. Denk bijvoorbeeld aan een verkoopteam dat offertes bespreekt, een boekhoudafdeling die documenten deelt, een projectgroep die samenwerkt aan een klantenproject.

Wanneer je een Team aanmaakt, wordt automatisch een SharePoint-site aangemaakt voor de opslag van de documenten. Teams gebruikt dus SharePoint achter de schermen voor het bewaren van bestanden.

Gebruik Teams wanneer:

✅ je met meerdere personen samenwerkt

✅ je vaak over documenten overlegt

✅ je vergadert of chatberichten uitwisselt

✅ bestanden onderdeel zijn van een lopend project

SharePoint:

De centrale bibliotheek van jouw organisatie. Je kunt het zien als een slimme documentenbibliotheek waarin bestanden centraal worden opgeslagen en georganiseerd. Je kan zelf beslissen wie in welk deel van de bibliotheek mag komen.

Daarnaast kun je er ook:

• interne kennisbanken maken;
• procedures publiceren;
• nieuwsberichten delen;
• formulieren en lijsten beheren;
• een bedrijfsintranet opbouwen.

SharePoint is de ideale oplossing voor het opslaan van documenten voor teams, afdelingen en volledige organisaties dankzij uitgebreid rechtenbeheer, versiebeheer en sitefunctionaliteiten.

Gebruik SharePoint wanneer:

✅ documenten belangrijk zijn voor meerdere collega’s

✅ informatie langere tijd beschikbaar moet blijven

✅ je een intranet of kennisbank wil opzetten

✅ je rechten en toegang centraal wil beheren

OneDrive:

OneDrive is jouw persoonlijke cloudopslag. Bestanden die je hier bewaart, zijn standaard alleen zichtbaar voor jou. Pas wanneer je een document deelt, krijgen anderen toegang. Het is bedoeld voor bestanden waaraan je individueel werkt, concepten die nog niet klaar zijn of documenten die slechts tijdelijk gedeeld worden.

Een typisch voorbeeld:

Je schrijft een blogartikel en wil dat één collega het naleest. Dan is OneDrive vaak de beste keuze. Pas wanneer het document belangrijk wordt voor een team of afdeling, verhuist het naar Teams of SharePoint.

Gebruik OneDrive wanneer:

✅ je alleen aan een document werkt

✅ een bestand nog in conceptfase zit

✅ je iets met enkele personen wil delen

✅ het geen bedrijfsbreed document is

Hoe werken Teams, SharePoint en OneDrive samen?

Veel mensen denken dat het drie aparte systemen zijn, maar eigenlijk vormen ze één geheel.

Een eenvoudig voorbeeld:

👉Je maakt een document aan in OneDrive.

👉Je deelt het met een collega voor feedback.

👉Het document wordt goedgekeurd.

👉Je plaatst het in Teams zodat de betrokkenen ermee kunnen werken.

👉Uiteindelijk wordt het opgeslagen in SharePoint als officiële versie.

De grootste fout die bedrijven maken? Veel organisaties bewaren alles in OneDrive.

Dat lijkt handig, maar brengt risico’s mee:

• documenten verdwijnen wanneer iemand vertrekt;
• collega’s vinden bestanden niet terug;
• kennis blijft bij één persoon zitten;
• er ontstaat dubbele informatie.

Wil je weten hoe jouw bedrijf Teams, SharePoint en OneDrive optimaal kan inzetten? Dan helpt M2 ICT je graag met advies, inrichting en opleiding rond Microsoft 365.